Como aumentar a produtividade da equipe

O termo produtividade tem ganhado muito espaço nos últimos anos. As empresas entenderam que é necessário otimizar tempo e aumentar a sua lucratividade sem aumentar exponencialmente os seus gastos. A melhor forma de fazer isso é trabalhar para aumentar a produtividade da equipe e do negócio como um todo!

E, acredite, qualquer empresa, independente do segmento, pode trabalhar para aumentar o rendimento dos seus colaboradores. 

Você, que é gestor ou líder, acredita que o seu time pode entregar muito mais do que entrega atualmente? Deseja melhorar os processos da sua empresa para desenvolver a alta performance do seu time?

Hoje, você vai aprender o passo a passo de como aumentar a produtividade da equipe!

Por que é importante aumentar a  produtividade da equipe? 

Antes de conhecer as técnicas de como aumentar a produtividade da equipe, é necessário que você compreenda o que significa ter um time eficiente. 

A produtividade está relacionada à capacidade de produção de um colaborador, um time e até de uma empresa. Quanto maior o rendimento dos funcionários e processos, maior a lucratividade e geração de receita de um negócio. 

Um erro comum entre líderes é esperar que os seus liderados encontrem formas de aumentarem o seu próprio desempenho diário. No entanto, parte dos empreendedores e gestores estão percebendo que é responsabilidade deles contribuir para que a equipe seja mais eficiente. 

Se você chegou até aqui, é porque faz parte deste grupo. 

Para que uma empresa e os seus funcionários atinjam as metas estabelecidas e alcancem a maior produtividade, é essencial investir em uma excelente gestão de pessoas. Pois, é o gestor que será capaz de motivar e aumentar o rendimento da equipe, facilitando com que a companhia alcance os objetivos traçados em menor tempo. 

“Você não pode impor a produtividade, você deve fornecer as ferramentas para permitir que as pessoas se transformem no seu melhor.” Essa frase famosa sobre o assunto é de Steve Jobs, empresário e fundador da Apple, que entendi a necessidade de fornecer formas das pessoas aumentarem e melhorarem o seu desempenho.

Antes de continuar a ler este artigo, é importante  frisar que o primeiro passo para isso é dar o exemplo, ou seja, você precisa se tornar um gestor altamente eficiente e produtivo

Como aumentar a produtividade da equipe

Agora que você sabe a importância de ter um time produtivo, vai conhecer os principais caminhos para levar a sua equipe a outro patamar, independente do segmento em que você atua! 

Funções bem estabelecidas e claras

Um grande inimigo da produtividade individual é não saber quais são as suas funções e perder tempo desenvolvendo tarefas que não deveriam ser suas ou não melhoram os seus resultados e os da empresa. 

Um erro comum em muitos negócios, principalmente nos pequenos e médios, é não estabelecer quais são as responsabilidades de cada colaborador. É importante que o gestor defina qual é o papel de cada membro na equipe e deixe claro o que espera que cada um desempenhe.  As falhas na divisão de tarefas e responsabilidades são um dos fatores que mais atrapalham o rendimento das equipes e podem ser melhoradas a partir de uma gestão mais atenta e comunicativa. 

Compartilhamento de informações

Assim como é imprescindível ter as funções bem definidas, é importante manter uma comunicação clara e produtiva. O primeiro passo para que isso ocorra é unificar em um único canal, além do e-mail, as informações e bate-papos. O ideal é que você não utilize o whatsApp para isso, mas outras ferramentas de comunicação organizacional, que unam os dados e evitem desentendimentos. 

Como gestor, também cabe a você explicar para o time brevemente o objetivo por trás de cada projeto. O alinhamento de expectativas e informações ajuda a motivar os colaboradores, etapa essencial para a aumentar a produtividade. 

Reuniões e feedbacks

A boa comunicação deve incluir uma rotina de reuniões e feedbacks. Quando um colaborador não está atingindo as metas estabelecidas e nem desempenhando as suas atividades de forma correta, o gestor deve informá-lo o quanto antes. Essa premissa também vale para quando os funcionários estão alcançando uma boa performance, não esqueça de dar o reforço positivo para o comportamento que você aprova. 

Assim, o ideal é que os feedbacks sejam contínuos, ou seja, devem fazer parte da cultura da empresa. É importante frisar que o feedback no momento tem muito mais força. Por isso, se perceber uma situação passível de retorno, faça o no instante. 

Saiba que, embora você tenha que dar o exemplo, você não precisa ser perfeito. Em caso de falhas, assuma os seus próprios erros e corrija-os. Esta postura transparece confiança para a equipe. 

Lembrando que os feedbacks construtivos devem ser comunicados individualmente, já os positivos podem ser na frente de todo o time.  Esses feedbacks podem ser feitos em reuniões, por exemplo. 

Embora muitos especialistas incluam os encontros com colaboradores na lista de ladrões de tempo. Quando bem feita, as reuniões podem aumentar muito a produtividade da equipe, pois é através delas que é possível fazer um acompanhamento das atividades, identificar problemas e orientar sobre as correções. 

Desse modo, para torná-las mais produtivas, marque com antecedência e deixe todos os convidados a par dos temas que serão tratados.  

Ferramentas e estrutura adequadas

A falta de ferramentas e tecnologias adequadas acabam com a produtividade de qualquer trabalhador. Com a estrutura correta e necessária, cada colaborador consegue desenvolver as suas atividades de forma mais simples, otimizando o seu tempo e entregando resultados melhores. 

A falta de uma internet rápida, computadores velozes, ferramentas de organização e gestão de tarefas, CRM e plataformas de comunicação podem atrasar muito a execução de atividades. 

Então, não é à toa que empresas faturam milhões criando tecnologias que substituem o trabalho operacional, direcionando os colaboradores para desempenharem atividades mais estratégicas, que tragam maior retorno para a companhia. 

Mesmo a implementação causando certo trabalho e ‘roubando’ tempo da equipe, os ganhos a longo prazo compensam as dores de cabeça iniciais. 

Revisão de processos internos

Quando o seu carro está com um problema em alguma peça, não interessa o que você faça, o desempenho do veículo está comprometido. Mas o que isso tem a ver com aumentar a produtividade da equipe? 

Para tirar o máximo dos seus funcionários, é importante que os processos internos estejam funcionando com a máxima qualidade.

Mas mesmo que você já tenha uma linha bem estruturada de atividades e tecnologias que funcionem, é importante se manter antenado sobre as novidades do mercado e inovações que podem melhorar os processos internos.

A revisão constante possibilita com que você encontre gargalos e pontos essenciais para a melhoria do desempenho da sua empresa. Esse acompanhamento ajuda a encontrar falhas de planejamento, índices de retrabalho, e a diminuir a burocracia, muitas vezes desnecessária.  Além disso, é possível melhorar etapas de aprovação e tomada de decisão por parte do gestor. 

Humanização do ambiente de trabalho

O ambiente que a sua equipe está inserida pode impactar diretamente na produtividade. Devem se considerar pontos como organização, limpeza, barulho, distrações e movimentação. Esses problemas estruturais podem colaborar para uma queda significativa na produção do seu time. 

Além disso, é essencial contar com um ambiente amigável. Descubra o que deixa os seus colaboradores motivados e felizes. É importante fazer uma análise individualizada, há pessoas que se sentem mais empolgadas com incentivos financeiros e outras que preferem reconhecimento verbal, oportunidades de crescimento e aprendizagem. Colaboradores motivados produzem mais e melhor!

Recrutamento e seleção de qualidade

Embora estejamos te ensinando como aumentar a produtividade da sua equipe atual, também é válido já buscar por colaboradores que tenham a produtividade como característica anterior, que conheçam e saibam desempenhar as atividades que você precisa que ele desenvolva na empresa. 

Por isso, é importante ter uma equipe de Recursos Humanos estruturada que saiba onde buscar os melhores talentos e tenha ferramentas adequadas para conhecer e identificar as habilidades de candidatos que se encaixam no que a sua empresa busca. 

Gerenciamento de tempo

Todos os tópicos anteriores pesam na hora de ter um time mais produtivo, mas nada impacta mais o desenvolvimento das atividades do que a gestão de tempo… ou falta dela. 

Para aumentar a produtividade da equipe, é essencial se preocupar com como a sua equipe gasta as horas de trabalho. 

Além disso, evite o desperdício de tempo em atividades que não trazem resultados, com distrações, tarefas pessoais e retrabalho. Se a sua empresa adota as horas extras, faça um gerenciamento de perto para entender se elas são realmente necessárias. Descubra se existem membros do time que estão ociosos ou sobrecarregados, estas duas situações contribuem para a queda de produtividade. 

Às vezes, é mais vantajoso para empresa contratar outro profissional que desempenhe as atividades que os colaboradores evitam e que tomam muito tempo e dão pouco resultado, do que insistir nas mesmas falhas.  

É importante que as pessoas estejam compromissadas e tenham disciplina na hora de mudar os seus hábitos para aumentar a sua produtividade, além de eliminar da sua rotina os ladrões de tempo. 

Indicadores de produtividade da equipe

Para aumentar a produtividade da equipe é essencial entender primeiramente qual é a eficiência atual dos seus colaboradores e também metrificar o desempenho após adotar as outras medidas que indicamos anteriormente. 

Para fazer isso, é essencial que você crie e desenvolva indicadores de produtividade e meça o desempenho do seu time.  Há diferentes ferramentas que podem ajudar na definição e monitoramento da produtividade, como:

  • Quantidade de contatos realizados por vendedores;
  • Lucratividade;
  • Produção diária, semanal e mensal;
  • Nível de qualidade.

Capacitação e desenvolvimento

Além de melhorar a qualidade da execução e das entregas, investir em capacitação e desenvolvimento profissional é essencial para aumentar a produtividade da equipe. Pois, quando a empresa procura treinamentos e cursos, demonstra para o colaborador que acredita nele e que reconhece os esforços, aumentando a motivação. 

Ainda, esse investimento também coloca a  melhoria contínua e os avanços como uma política da empresa, incentivando que os funcionários façam isso por si mesmos e sempre aperfeiçoem suas habilidades. 

A escolha do gestor em capacitar o time demonstra que ele está disposto a arriscar e gastar dinheiro para que os funcionários conheçam técnicas e adquiram conhecimentos necessários para que eles sejam bem-sucedidos.

Como aumentar a produtividade da equipe de vendas 

Muitas empresas acreditam que para aumentar o seu volume de vendas é necessário contratar novos vendedores. No entanto, isto não é uma verdade absoluta. O seu time comercial pode dar conta da demanda e conquistar novos clientes apenas aumentando o seu rendimento diário e o número de prospecções que consegue fazer. 

Então, a produtividade em vendas deve estar focada em 4 tópicos: pessoas, tecnologia, processos e gestão. Neste blog, te contamos algumas estratégias que ajudam a desenvolver todas essas esferas em busca de uma equipe de vendas mais eficiente. 

O Instituto de Especialização em Vendas entende a necessidade de fazer uma excelente gestão para aumentar o rendimento de equipes comerciais. No curso de Gestão de Equipes Comerciais (GEC), ministrado por Raul Candeloro, há um módulo específico sobre como os gestores podem tornar a sua rotina muito mais eficiente e conquistar a alta performance dos seus liderados. 

Além disso, dentro do Programa de Desenvolvimento Comercial (PDC), solução comercial para empresas, é possível contar com a equipe de suporte do IEV para melhorar a administração de tempo do gestor comercial da companhia!