Como ser mais produtivo? 9 Dicas para gerenciar seu tempo e concluir tarefas com sucesso

Saber como ser mais produtivo é um desafio comum a muitos. Isso porque vivemos em um mundo volátil, repleto de informações e gatilhos de atenção. 

Para você ter uma ideia, de acordo com esta pesquisa, a pessoa média passa por 1 interrupção a cada 8 minutos. Isso significa 7 interrupções por hora, ou quase 60 por dia! 

Imagine o impacto destes dados nos resultados mensais de um vendedor, por exemplo?

Saber como ser mais produtivo passa por técnicas de organização, concentração e, sobretudo, gestão do tempo. 

Para te ajudar a administrar cada um destes fatores-chave, daremos 9 dicas de produtividade ao longo deste artigo.

Não perca! 

Por que a gestão de tempo é tão importante? 

Saber como ser mais produtivo é um dos grandes desafios de todos nós na atualidade. Afinal, vivemos na Era VUCA, e, em razão das características do mundo atual, nossa noção de tempo se modifica cada vez mais rápido.

Vamos refletir juntos: você tem constantemente a sensação de que um dia não é suficiente para resolver todas as suas tarefas diárias? Já se pegou falando que “24h é muito pouco para você?” Se você respondeu sim a alguma destas perguntas, entenda: é hora de conhecer a importância da gestão de tempo. 

Gerir o tempo significa avaliar, de forma crítica, as horas produtivas do dia. Dessa forma, é possível distribuir as tarefas nas horas disponíveis, garantindo que todas as metas prioritárias sejam cumpridas. 

Além disso, uma boa gestão do tempo contribui para: 

  • reduzir a pressão do dia a dia; 
  • melhor distribuição de tarefas nas horas disponíveis ao longo do dia; 
  • menor sensação de estresse e ansiedade; 
  • mais motivação;
  • menor possibilidade de enfrentar imprevistos e problemas;
  • e, claro, mais produtividade! 

Entendeu como saber gerir o tempo é o primeiro passo para descobrir como ser mais produtivo? Então você já está pronto para seguir para o próximo tópico! 

Como ser mais produtivo no dia a dia? 3 dicas

Enfrentar com organização as tarefas do dia a dia é o primeiro passo para buscar uma rotina mais produtiva. E não estamos falando apenas de trabalho! Estatísticas apontam que os 14% das pessoas que estabelecem metas são 10 vezes mais bem-sucedidas do que aquelas que não as estabelecem. Ou seja, organize-se, seja na vida ou no trabalho. 

Por isso, a seguir, separamos 3 dicas universais para ajudar a entender como ser mais produtivo de uma forma geral. 

1. Alimente-se bem

De acordo com a Harvard Business Review, os impactos da alimentação na produtividade podem ser explicados de duas formas: a forma fisiológica e a psicológica.

Fisiologicamente falando, tudo o que comemos é convertido em glicose para o nosso corpo. Esse elemento nos garante energia, permitindo que o cérebro permaneça alerta. Quando nossos índices de glicose estão baixos, tarefas que exigem foco se tornam mais difíceis, e nossa atenção falha. 

Em contrapartida, psicologicamente, a alimentação funciona como a metáfora do combustível: sem um combustível de qualidade, é difícil esperar que os veículos desempenhem boas performances, não é mesmo? 

2. Elimine distrações na hora em que estiver realizando tarefas

A segunda dica para compreender como ser mais produtivo em quaisquer âmbitos da vida é: elimine distrações. 

Em um mundo digitalizado como o nosso, executar tarefas na internet pode ser um grande desafio. Isso porque, graças à imensa variedade de conteúdos que, literalmente, “pipocam” em nossas telas, o tempo de concentração do ser humano vêm reduzindo consideravelmente. 

De acordo com uma pesquisa feita pela BBC, o tempo de concentração dos seres humanos diante da tecnologia é de 8 segundos — 1 segundo a menos do que um peixinho dourado! 

Para evitar que perdas de atenção constantes ocorram, aqui vão algumas dicas simples, mas efetivas: 

  • trabalhe em um espaço com pouca interferência externa;
  • se for utilizar a internet, limite o número de abas abertas e evite entrar em redes sociais e sites de notícias enquanto trabalha; 
  • faça um esforço para iniciar e finalizar tarefas. A ideia de “ciclo completo” ajuda a minimizar falhas de concentração. 

3. Organize as tarefas do dia em uma lista 

Por fim, a boa e velha lista não pode ser deixada de lado em um roteiro sobre como ser mais produtivo. A memória visual é uma das componentes mais valiosas do nosso cérebro. Por isso, coloque-a em ação com boas listas — virtuais ou mesmo em papel — para orientar a realização de tarefas! 

Aqui vão algumas dicas para fazer boas listas de tarefas: 

Como ser mais produtivo no trabalho? 6 dicas

Além das dicas acima, que podem ser aplicadas em diferentes contextos da vida, há algumas orientações direcionadas especialmente para o ambiente de trabalho. 

Por isso, separamos 6 delas e apresentamos a seguir! 

1. Saiba priorizar as tarefas

Definir prioridades é um dos maiores desafios de vendedores, empreendedores e trabalhadores das mais diferentes áreas. E não é para menos! 

Afinal, a cada dia, os processos organizacionais ganham maior complexidade, e, como consequência, exigem maior concentração e doação por parte do time de colaboradores. 

Por isso, diante de uma rotina com alto volume de tarefas, saber entender o que é prioritário é fundamental para a saúde mental e para a produtividade da equipe. 

Portanto, antes de iniciar um dia, pense sobre: 

  • o que deve ser concluído com agilidade;
  • quais as necessidades urgentes da empresa, dos clientes e da equipe;
  • com quais dessas necessidades você pode contribuir, e como.

2. Defina metas de curto e médio prazo 

Outra dica sobre como ser mais produtivo tem a ver com o estabelecimento de metas. O trabalho orientado é uma valiosa chave para a produtividade. Afinal, desta forma, o colaborador tem clareza sobre o local de onde sai e para onde precisa ir. 

Em um setor comercial, é muito comum orientar o trabalho da equipe por metas de venda: as de curto, médio e longo prazo. Afinal de contas, elas funcionam como guias para o trabalho do time, e ajudam, inclusive, a definir prioridades na prospecção e abordagem de clientes

Lembre-se de que boas metas são traçadas a partir de uma análise sistêmica do cenário, do ponto de vista tático e estratégico. Se possível, alinhe as metas ao planejamento estratégico da empresa, garantindo, assim, que todos caminhem rumo ao mesmo destino. 

3. Entenda seus horários mais produtivos — e saiba explorá-los

A ciência aponta que nosso corpo é regido por picos de produtividade. Inclusive, esta matéria mostra que o primeiro pico acontece pela manhã, quando acordamos. O cérebro passa por uma ativação gradual, tornando-se muito ativo até 13h. 

Após este período, ele passa por uma queda de produtividade, mas retoma sua potencialidade máxima no fim do dia, entre 17h e 18h. 

Dessa maneira, é possível trabalhar na elaboração de cronogramas de atividades que respeitem e aproveitem os picos de energia do cérebro de forma estratégica: 

Sendo assim, a lógica propõe que as atividades que demandam concentração e reflexão devem ser efetuadas pela manhã e ao fim do dia. No início da tarde, é hora de se dedicar às tarefas operacionais. 

É claro que nem todo ser humano opera exatamente da mesma forma. Afinal, fatores externos influenciam nos picos de produtividade, tais como: horas de sono, alimentação, fatores emocionais etc. Por isso, leve tudo em consideração ao elaborar seu cronograma de tarefas e entender como ser mais produtivo! 

4. Use ferramentas de produtividade e gestão de tempo

Se investir em diferentes técnicas para aprender como ser mais produtivo parece muito desafiador para você, que tal pedir uma ajuda da tecnologia? 

Afinal, existem inúmeros aplicativos e ferramentas voltados exclusivamente para a produtividade e a gestão do tempo. Dessa forma, basta inserir seus dados e estipular objetivos, e o sistema controla seu tempo para você! 

Aqui vão algumas dicas de ferramentas úteis para a produtividade. Se sua empresa adota uma cultura de inovação, certamente se interessará por estas soluções: 

5. Delegue tarefas quando possível

Outra dica para entender como ser mais produtivo é: não tente abraçar o mundo! É essencial entendermos que produtividade não é sinônimo de volume de trabalho, e sim de conclusão de tarefas importantes. 

Por isso, sempre que se sentir sobrecarregado na rotina, avalie a possibilidade de pedir ajuda ou de delegar tarefas a parceiros de trabalho. Assim, a tendência é de que o desempenho da equipe seja melhor distribuído e, consequentemente, melhor estimulado. 

6. Ofereça recompensas a si mesmo

Por fim, executar tarefas com algum nível de estresse envolvido, como ser mais produtivo, gera diferentes níveis de desgaste emocional. Por isso, trabalhe com um sistema de recompensas. Cumpriu suas metas antes do almoço? Permita-se comer algo agradável ou visitar um lugar que traga tranquilidade. 

Finalizou a semana em dia com as obrigações? Que tal buscar um curso ou se presentear com algo que deseja há algum tempo? 

Agora sim, você pode dizer que sabe como ser mais produtivo. Lembre-se apenas de que a produtividade não é uma “receita de bolo”. Por isso, é importante testar diferentes caminhos e conhecer aqueles que funcionam melhor para você. 

Aliás, se quiser uma ajuda para implementar as dicas de produtividade na prática, conte com a nossa ajuda! O IEV — Instituto de Especialização em Vendas, conta com uma variada gama de cursos voltados para gestores, vendedores e equipes. 

Um de nossos cursos tem, como tema central, a produtividade. Ao longo da formação, inteiramente digital, você aprende sobre conceitos e 4 passos fundamentais para implantar uma rotina mais produtiva no trabalho e na vida.

Conheça mais sobre o curso de produtividade do IEV e faça o tempo trabalhar para você!