Como ser um gestor mais produtivo: conheça 7 técnicas eficazes

A definição de produtividade gira em torno da capacidade de fazer mais com menos: realizar o maior número de tarefas no menor período de tempo possível e com menos recursos. Entender esse conceito é essencial se você quer saber como ser um gestor mais produtivo.

Portanto, um profissional excelente é aquele que apresenta os melhores resultados com as condições que tem. 

Um gestor costuma acumular muitas responsabilidades e deveres. Assim, é comum ter a sensação de que o dia não é grande o suficiente para comportar todos os afazeres.

Para mudar isso, fica a dúvida: você sabe quais estratégias aplicar para ser um líder produtivo? Ou sabe quais fatores atrapalham a produtividade e como eliminá-los? 

Se a resposta para as perguntas foi não, mantenha a calma. É algo muito mais comum do que se imagina. 

Uma pesquisa realizada pela empresa de tecnologia Neotriad em parceria com a OSTEC mostrou que 30% dos gestores não possuem nenhum modelo de gestão nas empresas em que trabalham.

Continue lendo o artigo e saiba como ser um gestor mais produtivo!

Primeiro, qual a importância da produtividade?

Um gestor produtivo se destaca e muito no mercado. Um artigo divulgado pela Harvard Business Review, referência em estudos sobre o mundo corporativo, divulgou quatro características que as pessoas superprodutivas têm em comum. Em resumo, todas utilizam estratégias e processos que otimizam o tempo. Eles não deixam suas tarefas acontecerem “ao acaso”. Apesar de parecer algo complexo, são ações práticas que mudam a rotina.

Como ser um gestor mais produtivo

Visando a importância de otimizar o seu dia, acompanhe o conteúdo que reunimos para te ensinar como ser um gestor mais produtivo.

Priorize e divida!

Com isso queremos dizer que, para ser um gestor mais produtivo, você deve sempre priorizar as atividades do seu dia, mas também dividir essa priorização

Divida seu dia em pequenos “blocos de foco”. Por exemplo, separe 60 minutos para um determinado conjunto de tarefas similares. Cumpra todas elas, faça uma pequena pausa e só depois siga para o próximo bloco.

Dar prioridade para assuntos mais importantes é uma prática bastante produtiva. Se você resolver aquela tarefa que é mais importante, terá mais foco e disposição para as outras seguintes.

Assim, outro segredo da produtividade também pode ser cumprido: a qualidade do trabalho.

Pense assim: quanto mais trabalho acumulado, menos produtivo você será. A solução para não cair nesse cenário é ir cumprindo uma tarefa por vez de acordo com a prioridade e sempre estipular um tempo realista para cada uma.

Entenda seus horários

Quando se trata de estratégias de como ser um gestor mais produtivo, uma dica de ouro é estar em harmonia com seu corpo. Existem pessoas que trabalham melhor de manhã, depois de um café, outras à tarde, e assim por diante.

Então, pare para pensar em que horários você se sente mais disposto e agende as tarefas mais cansativas do seu dia para esse período. 

O segredo de como ser um gestor mais produtivo está na otimização do seu tempo de trabalho, não em trabalhar exaustivamente.

Lembre: não use essa dica como desculpa para adiar seus compromissos, mas entenda como otimizar o funcionamento do seu dia.

Planeje com antecedência

Quem tem metas sabe sempre pelo que trabalha. E essa dica é chave para quem quer saber como ser um gestor mais produtivo.

Por isso, este é o momento de parar e planejar as estratégias que guiam você e sua empresa. Seguindo a outra dica, já sabemos como o planejamento das atividades diárias é benéfico, mas isso também se aplica a um cenário mais geral do seu negócio.

O planejamento e definição de estratégias também ajudam a evitar que sua empresa seja prejudicada por imprevistos. Planeje, além das metas, uma estimativa dos gastos, estoques e outros aspectos do seu negócio.

Dependendo do departamento, a melhor opção é sempre ter um plano de ação para o próximo ano, por exemplo, sabendo quais estratégias ajudarão a empresa a crescer. Pense também quais podem ser úteis em um cenário não tão favorável.

Desse modo, sua equipe poderá ter metas planejadas de acordo com seu alinhamento e estar preparada para imprevistos. É uma ação que ajuda até mesmo a diminuir o desperdício de tempo e recursos.

Elimine o que rouba seu foco

Essa dica vale tanto para a otimização de tempo quanto para aumentar a qualidade. Além daquelas distrações que você já conhece, como as conversas paralelas, ambientes barulhentos e muitas pausas, é preciso ter atenção a outras que passam despercebidas:

  • Checar sempre a caixa de entrada de e-mail: é algo necessário, mas não deve ser feito a cada poucos minutos. Além da distração, pode se tornar um hábito difícil de desapegar.
  • Ter o celular sempre por perto: o aparelho costuma ser uma ferramenta de trabalho, ainda mais em momento de pandemia e serviços remotos. Porém, tê-lo sempre por perto pode sabotar você. É difícil resistir a vontade de checar cada notificação que chega e isso prejudica seu foco.

Então, controle suas pausas para café, conversas e mantenha sempre o silêncio quando possível.

Use a tecnologia de forma inteligente!

Ela pode ser uma grande aliada se usada da forma certa. Pense nisso, o que é mais rápido: assinar pilhas de papel à mão ou criar uma assinatura eletrônica? Outra ideia que pode ser proveitosa é utilizar ferramentas que otimizam e organizam as tarefas do seu dia

Existem diversas plataformas que podem facilitar seu dia e de seus colaboradores, pesquise e invista!

Essa é uma característica de profissionais que estão sempre um passo à frente.

Do mesmo modo, alguns recursos que trazem conforto ao dia podem gerar desperdício de tempo e dinheiro. Você não precisa imprimir relatórios diários quando existem diversas ferramentas que facilitam esse processo para você, por exemplo. 

Além de adicionar esse tipo de tecnologia a seu negócio, outra forma de ser mais produtivo é ter um sistema único de comunicação e acompanhamento de processos. 

Assim, você ganha tempo para você e seus colaboradores, pois não tem que checar diversas ferramentas o tempo todo.

Não mantenha tudo nas próprias mãos

Querer acompanhar cada pequeno passo dos processos da empresa é o erro de muitos gestores.

Claro, faz parte do trabalho se certificar do bom andamento dos setores, mas até certo ponto. Gestores que supervisionam demais podem acabar fazendo o trabalho de seus funcionários. Assim, ao ditar e observar cada passo, assumem uma responsabilidade que não é deles.

Isso também se aplica a outros aspectos do trabalho. Uma prática diferenciada de gestores produtivos é saber delegar funções. Além de incitar a participação, você tem tempo livre para tarefas mais importantes.

Seguindo isso, também é necessário definir períodos para acompanhar o avanço dos setores da empresa. Isso também é benéfico aos funcionários, para que eles adaptem os próprios processos a esse acompanhamento.

Assim, você acompanha o que está acontecendo e ainda pode ajudar no crescimento da empresa e de seus colaboradores.

Porém, a falta de um horário fixo para isso pode acrescentar distrações ao seu dia, caso os colaboradores procurem sempre a aprovação de suas tarefas.

Oriente sempre e acompanhe seus funcionários, mas a confiança no trabalho deles também é necessária para gerar bons resultados. Você não pode ser o único responsável por tudo!

Dica extra para ser um gestor produtivo: Separe um tempo para o descanso

O segredo da produtividade também é saber quando e quanto trabalhar. Para ser um gestor mais produtivo isso é ainda mais claro. Dificilmente alguém trabalha bem durante 12 horas seguidas todos os dias. Ainda mais se não houver pausas regulares.

Lembrando que a produtividade não é medida apenas pelas horas trabalhadas, mas pela qualidade dos resultados obtidos.

Dados de um estudo da Harvard Business Review comprovam, por exemplo, que quem sai de férias regularmente tem 65% de chance de crescer na carreira. Isso devido aos níveis de estresse que diminuem durante o descanso.

Por isso, principalmente para quem ocupa cargos de liderança, as pausas devem fazer parte da rotina sempre que possível. Isso no dia a dia, com os minutos tirados para descanso, e durante as férias mais extensas.

O erro de muitos gestores é trabalhar em excesso e ter resultados ruins frequentemente. Por isso, aprenda a reconhecer o valor das pausas e fazê-las valer. Por exemplo, ter um momento de descanso na hora do almoço, não passá-lo verificando assuntos relacionados ao trabalho.

Assim, você descansa e fica melhor preparado para os outros compromissos do dia. Seu trabalho melhora, bem como sua disposição.

Como ser um gestor mais produtivo impacta a produtividade de um negócio

Agora que já vimos dicas de como ser um gestor mais produtivo, conheça outros benefícios que essas estratégias oferecem. Em linhas gerais, além de aumentar a produtividade, as ideias apresentadas são capazes de:

  • Diminuir o uso de recursos para atingir o mesmo resultado;
  • Destacar sua empresa em relação a concorrência;
  • Reduzir os custos de produção;
  • Minimizar o estresse;
  • Proporcionar mais tempo livre.