Como fazer uma carteira de clientes no Excel a partir do zero

De acordo com dados da Associação Americana de Gestão, 65% dos negócios que uma empresa fecha vêm dos clientes que já estão em sua carteira. Assim, é essencial saber organizá-la para visualizar oportunidades de negócio, e uma excelente maneira de fazer isso é saber como fazer uma carteira de clientes no excel. 

Entender como criá-la, o que é necessário ter nessa ferramenta e como gerenciá-la são passos importantes para você conseguir vender mais e melhor. 

Portanto, para aprender como fazer uma carteira de clientes no Excel, passaremos pelos tópicos:

O que é uma carteira de clientes

Benefícios em tê-la

Como organizá-la

Como fazer uma carteira de clientes no Excel

O que é uma carteira de clientes

Uma carteira de clientes é a reunião das informações e dos dados dos clientes e prospects que você atende, a fim de organizar sua relação com eles e os categorizar de acordo com a situação comercial de cada um. 

Existem diferentes classificações entre seus consumidores dentro da carteira, são elas:

  • Suspects: contatos que você tem, mas ainda não ocorreu relação comercial, não houve um primeiro diálogo;
  • Prospects: nesse estágio, eles são os possíveis consumidores já contatados, já há vínculo comercial;
  • Positivados: aqui, seus prospects já passaram por todas as etapas do primeiro ciclo comercial de compra e adquiriram o que você vende pela primeira vez;
  • Ativos: os clientes nessa categoria mantiveram a compra do seu produto ou serviço em um período aceitável de acordo com o ciclo de duração dele; 
  • Pré-inativos: são aqueles que já não compram com a frequência desejada, ou seja, demoram mais que o esperado para recomprar ou renovar a compra; 
  • Inativos: em último lugar, esses são os chamados ex-clientes. São aqueles que, por algum motivo, deixaram de comprar de você.

Benefício de ter uma carteira de clientes

Como dizia Philip Kotler, estadunidense considerado o pai do marketing, “conquistar novos clientes custa 5 vezes mais do que reter os contatos já consolidados e nutrir o relacionamento com eles”.

Ao saber como fazer uma carteira de clientes no Excel, você consegue otimizar a sua rotina de trabalho, o que aumenta a produtividade, melhora a gestão de tempo e ajuda a reter mais de clientes

Outro benefício de ter uma carteira de clientes bem estruturada é que, com ela, você também melhora o processo comercial, pois torna a sua relação com cada consumidor mais fluída, o que facilita o entendimento da situação particular de cada um. 

Como organizar a sua carteira de clientes

Em primeiro lugar, é preciso ressaltar que ter uma carteira de clientes cheia não é um indicador de sucesso em vendas. A ideia de organizá-la é gerenciar as suas relações comerciais, mas também analisar quantas são saudáveis e quantas novas você precisa adquirir. 

Existem algumas maneiras de você ordenar a sua carteira, são elas:

De acordo com a frequência da compra

A frequência é o que dita um cliente como ativo, pré-inativo ou inativo. Se ele mantém uma frequência desejada de compra, diz-se que ele é ativo, caso contrário, ele é pré-inativo ou inativo. 

Por exemplo, se você vende algo, como insumos agrícolas para agricultores e o seu produto tende a durar um mês, logo, o esperado é que seu cliente faça a recompra dele a cada trinta dias. Mas, se ele demora mais que isso, porém continua comprando, ele pode ser categorizado como pré-inativo; se ele parar de comprar, então ele torna-se inativo.

Em resumo, analise essa periodicidade de venda e categorize cada consumidor.  

De acordo com a proximidade deles com você

Ao classificar os seus clientes segundo o tempo de compra, você consegue trabalhar especificamente em estratégias para a situação de cada um, seja ela de nutrição e relacionamento, fidelização ou de recuperação. Por exemplo, após identificá-los, você pode:

  • Suspects: mapear; quantificar e segmentar;
  • Prospects: visitar; mapear os concorrentes, decisores, necessidades, eoportunidades de vender outros produtos ou serviços;
  • Ativo: vender; ampliar o mix de produtos ou serviços; aumentar o volume de venda; agregar valor; não dar margem para a concorrência;
  • Pré-inativo: buscar entender o motivo da pré-inatividade; reforçar a importância do cliente; revitalizar o valor do que você vende; propôr alternativas;
  • Inativo: pesquisar o motivo; mapear novamente os concorrentes; fazer uma nova proposta; manter o contato. 

Essa estratégia visa a retenção de clientes, mas também é necessário saber quando parar de demandar esforços em um consumidor. 

Otimize a sua carteira de clientes

A carteira de clientes cheia, como já falado, não é sinônimo de sucesso em vendas, isso porque, quanto mais consumidores você atender, mais tempo demandará para dar atenção a todos. 

Quando um cliente tornar-se inativo, analise o porquê ele perdeu o interesse no que você vende e, também, analise se faz sentido reativar essa relação comercial. 

Pense na seguinte lógica: quanto menos clientes, mais oportunidades você tem de buscar por chances melhores de negócio e dar mais atenção para quem mais dá lucro para você. 

Até aqui você aprendeu o que é e como gerenciar a sua carteira, portanto agora veja como fazer uma carteira de clientes no Excel

Como fazer uma carteira de clientes no Excel

Em primeiro lugar, é preciso ressaltar que você pode usar o Excel, uma Planilha do Google, um arquivo do Word ou do Google, uma folha física, etc. O importante é organizar todas as informações da maneira mais simples e automática possível para você. 

Nós exemplificamos com o Excel, porque ele é uma ferramenta que possibilita criar campos programados com dados automáticos e sincronizados com outras ferramentas, como gráficos, por exemplo. 

Portanto, aqui você aprenderá como fazer uma carteira de clientes no Excel, mas também em outras ferramentas e, para isso, vamos listar o que não pode faltar em sua carteira. 

1 – Separe os clientes de acordo com o estágio em que estão: suspect, prospect, ativo, pré-inativo, inativo

Com essa prática, você cria uma primeira visualização geral da situação de cada consumidor. 

2 – Faça uma classificação dentro da classificação

Explicando melhor, a classificação primária é a abordada no tópico anterior (1), e o próximo passo é entender qual o nível de faturamento que cada consumidor trará a você. Para isso, baseie-se na curva ABC

Esse método categorizar cada consumidor de acordo com o grau de importância dele. O padrão comum no mercado de uma carteira de clientes equilibrada é:

  • 20% dos clientes representam 80% do faturamento; 
  • 30% dos clientes representam 15% do faturamento; 
  • 50% dos clientes representam 5% do faturamento. 

Sabendo disso, você pode analisar os seus clientes ativos. Mas, você também pode analisar os suspects, prospects, pré-inativos, inativos e o quanto vale demandar esforços a eles segundo o potencial e importância que apresentam. 

3 – Faça o gerenciamento e o acompanhamento diário da sua carteira

Com todos os clientes organizados de acordo com a curva ABC e segundo a situação particular de cada um, não se esqueça de fazer o acompanhamento diário deles. Mantenha contato, crie rapport e faça conexões reais!

4 – Atualize a sua carteira

Em último lugar, ao fazer o acompanhamento diário dos clientes que estão em sua carteira, não se esqueça de sempre atualizá-la. 

Quando necessário, retire os inativos e também adicione as novas oportunidades. Uma alternativa para os que não compram mais de você é reuni-los em uma outra planilha com todas as informações para, após um longo período de tempo, revisitar esses contatos e analisar para quem você pode tentar vender novamente. 

Gostou desse conteúdo? Quer saber mais sobre como fazer uma carteira de clientes no Excel? Separamos um e-book para você, clique aqui e baixe!