O ano de 2020 e o isolamento social imposto pela pandemia de Covid-19 vieram acelerar diversas tendências que já estavam em voga na sociedade. Uma delas foi o trabalho em rotina de home office. Com isso, surgiu também uma nova necessidade dos gestores: como fazer a gestão de equipe remota? 

O home office chegou de repente para muitas empresas e pessoas, sem dar tempo para os dois lados se prepararem para a transição. Por isso, a maioria ainda está na curva de aprendizado para lidar com essa nova rotina. Se você é gestor e está aprendendo a lidar com a gestão remota, este artigo foi feito para você! 

Preparamos algumas dicas que vão facilitar a relação à distância com sua equipe e garantir que vocês consigam manter a produtividade. Boa leitura! 

Como implementar o home office? 

Alguns tipos de profissionais, como tradutores e revisores de textos, já trabalham remotamente há vários anos, a ponto de isso ser bastante comum na profissão. Mas, para a maioria de nós, não ter que ir todos os dias para o escritório e trabalhar com a tentação do sofá e da TV logo ao lado foi uma realidade repentina. Por isso, as dificuldades foram muitas no início e algumas ainda devem ser superadas. 

Para quem ainda está lutando para se adaptar ao novo formato, o mais importante é estabelecer uma rotina. Da mesma forma como você tinha uma espécie de ritual enquanto trabalhava no escritório, precisa encontrar novos rituais que deem uma noção de sistematização do tempo para o ambiente do lar. 

Acordar e trocar de roupa — em vez de ficar de pijama — é sempre uma boa ideia. Também é interessante organizar a rotina para não misturar tarefas domésticas com o trabalho. Se não tiver a intenção de pedir delivery ou comer fora todos os dias, deixar o almoço pronto no dia anterior ajuda a não perder tempo demais entre cozinhar, comer e arrumar a cozinha. 

Outra dica que ajuda bastante o bem-estar no home office é ter um espaço dedicado para o trabalho — mesmo que seja uma beiradinha da mesa de jantar. Trabalhar da cama ou do sofá, além de ser desconfortável a longo prazo, pode atrapalhar a relação que você tem com esses espaços da casa.

Quais os maiores desafios da gestão remota? 

Para o trabalho remoto funcionar bem, ele deve se basear em dois pilares: confiança e comunicação. O primeiro desafio, então, diz respeito ao gestor confiar nos seus colaboradores. Ele precisa ter a tranquilidade de delegar as tarefas e saber que elas estão sendo executadas, mesmo distantes dos seus olhos.   

O segundo desafio que queremos destacar é a comunicação. No ambiente de trabalho, é muito fácil nos virarmos para a mesa ao lado e tirar uma dúvida com o colega. A distância física do home office não pode ser um fator que interfere nas interações dos profissionais.  

Como fazer a gestão da equipe remota? 

Se você é um gestor e está tendo alguma dificuldade com a gestão à distância, existem algumas dicas que vão ajudar você a superar os desafios e garantir o sucesso do desempenho da empresa. Continue a leitura dos tópicos abaixo. 

1. Crie e apresente o plano de trabalho

Um primeiro passo para uma gestão de equipe remota positiva é ter um planejamento estratégico e um plano de ação claros e que sejam conhecidos por todos. A equipe precisa entender o que está sendo feito, quais os objetivos gerais e específicos do projeto, os responsáveis pelas etapas, as metas, os indicadores. 

Lembre-se que as metas devem ser SMART, de forma a serem mensuráveis e não gerarem frustrações. É interessante quebrar grandes objetivos em tarefas menores que são mais facilmente executáveis. A sensação de realização quando se conclui uma parte do projeto é importante no trabalho remoto para manter a motivação. 

2. Apresente os processos e as tarefas 

Cada processo e cada tarefa precisa ter um responsável. Trabalhando remotamente, é relativamente fácil cair em uma situação de “deixa que eu deixo”: um pensa que a tarefa é responsabilidade do outro, e ninguém faz. 

Apresente com clareza para a equipe quais são os processos e quem são os respectivos responsáveis. Isso vai facilitar a comunicação da equipe e, até mesmo, a sua produtividade enquanto líder. Em caso de dúvida, as pessoas saberão exatamente a quem se dirigir — em vez de ter que perguntar ao gestor toda vez. 

Ainda tem dúvidas sobre a gestão de processos e projetos? Assista ao vídeo abaixo:

3. Estabeleça um calendário com rotinas e prazos

Uma dinâmica que funciona muito bem para equipes remotas é o estabelecimento de prazos para cada tarefa. A partir do momento em que cada um sabe o que precisa fazer e quando deve entregar, as pessoas podem organizar melhor o seu tempo para garantir que tudo caminhe como desejado. Os prazos também ajudam muito a evitar a procrastinação no home office. 

Consulte a equipe para montar esse calendário. Os profissionais, melhor do que ninguém, sabem quanto tempo precisam para executar uma determinada tarefa. Além disso, quando os prazos são negociados, e não impostos, a tendência é haver uma adesão maior. 

4. Crie e alimente canais de comunicação

Para o passo acima funcionar bem, a comunicação precisa estar afiada. Além de terem os canais adequados para se comunicar, é preciso que haja uma valorização da transparência e da colaboração entre os profissionais. Só assim eles vão se sentir confortáveis para pedir ajuda caso tenham alguma dificuldade, ou para dizer quando algum imprevisto os impedir de cumprir o calendário previamente acordado. 

Use as ferramentas tecnológicas disponíveis para isso e para organizar a sua gestão à distância. Muitas plataformas tiveram o acesso liberado durante a pandemia, enquanto outras têm boas versões gratuitas.  

5. Tenha uma rotina de videochamadas

Não ter um planejamento das videochamadas pode levar a uma queda na produtividade, já que o trabalho fica sendo interrompido a todo momento. Tenha horários definidos para fazer chamadas de status do trabalho. Assim, todos ficarão alinhados e saberão o que está acontecendo. Ao mesmo tempo, não terão que ficar atendendo o app de chamadas toda hora.

Para quem coordena profissionais de vendas, o desafio a gestão de equipe remota pode ser ainda maior. Nesse caso, você pode contar com a ajuda do Instituto de Especialização em Vendas (IEV), a maior referência do Brasil na qualificação de vendedores, através de uma metodologia exclusiva e baseada na experiência de seus três fundadores. 

O IEV oferece o Programa de Desenvolvimento Comercial, uma solução completa para capacitar tanto vendedores quanto os níveis acima da empresa. Durante 12 meses, os especialistas do Instituto fazem um levantamento das oportunidades da empresa e da equipe e orientam sobre a melhor forma de aproveitar essas oportunidades e superar os desafios. 

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