O que são processos organizacionais? 4 passos para melhorar os seus

Está trabalhando em estratégias para performar com mais assertividade e se destacar da concorrência no seu mercado? Entender o que são processos organizacionais pode ajudá-lo a ter uma visão mais ampla do funcionamento e do desempenho do seu negócio. 

Isso porque processos organizacionais são todas as atividades que contribuem para a entrega de um produto ou serviço produzido por uma empresa. É fundamental que cada tipo de processo seja interligado aos demais, garantindo sinergia e complementaridade entre os setores. 

Saber quais são essas tarefas é o primeiro passo para melhorar sua execução e, consequentemente, atingir as metas de vendas e crescimento planejadas.

Continue lendo o artigo para conhecer os tipos de processos organizacionais e como sua empresa pode melhorar os resultados obtidos seguindo dicas práticas e fáceis de aplicar.

Boa leitura!

O que são processos organizacionais? 

Processos organizacionais são atividades inter-relacionadas que contribuem para o funcionamento de um negócio.

É comum que, ao observar processos organizacionais, seja possível desenhar uma cadeia cronológica de atividades. Há um evento inicial, responsável pelo “start” (começo) daquele processo, seguido por uma série de outras etapas relacionadas a diversas áreas da organização. 

Que tal um exemplo para entender melhor? 

Como funciona: exemplo de processo organizacional 

Em uma empresa de produção e varejo de sapatos, por exemplo, podemos dizer que os processos organizacionais seguem o seguinte fluxo-base: 

1.  Recebimento de matéria-prima (logística de contato com os fornecedores, logística de almoxarifado e distribuição); 

2. Desenvolvimento do produto (logísticas de design de produto, licenças e patentes, operacionalização da produção, organização da rotina e cumprimento de metas);

3. Envio para o estoque (logística de estoque, comunicação com os pontos de venda físicos ou virtuais, como os marketplaces);

4. Divulgação (contato com o time de marketing e representantes de vendas, desenvolvimento de estratégias de redes sociais ou vendas físicas); 

5. Venda (atuação do time de vendas, treinamento para vendedores de loja e aperfeiçoamento de habilidades deste time); 

6. Fluxo financeiro;

7. Pós-venda e fidelização de clientes. 

Viu só como entender o que são processos organizacionais passa pelo entendimento da conexão entre setores? Por isso, dizemos que os processos da cadeia organizacional são todos conectados e sequenciais.

Qual a importância dos processos organizacionais? 

Entender o que são processos organizacionais e como eles se relacionam já é um bom começo para compreender a importância deles para o negócio. 

Ter um desenho claro da cadeia de produção da empresa é essencial para o mapeamento de oportunidades de melhoria. E o que isso significa?

Significa que ao se deparar com um desvio no processo (pode ser um atraso ou uma falha de comunicação entre setores, por exemplo), uma organização que trabalha suas rotinas de forma alinhada e clara é capaz de identificar a origem do problema com facilidade. Como resultado, temos tomadas de decisão mais ágeis, assertivas e resolutivas. 

Outra grande vantagem do acompanhamento dos processos organizacionais é a possibilidade de trabalhar com indicadores de performance. É possível, por exemplo, criar metas de produção e venda e acompanhá-las periodicamente, auditando etapas específicas do percurso do produto. 

Um bom exemplo desses indicadores, este focado no processo organizacional de vendas, é a taxa de conversão. Ela aponta o volume de prospects do funil de vendas efetivamente convertidos em clientes após o investimento em uma estratégia. 

Acompanhar a taxa de conversão é essencial para saber a eficiência da estratégia de vendas, se o conteúdo está gerando engajamento e também pode apontar para problemas que estejam acontecendo em outras áreas da empresa. Além de refletir diretamente no seu faturamento.  

Veja no vídeo abaixo como colocar em prática a gestão de processos organizacionais por indicadores:

Leia também >>> Domine as 8 etapas do processo de vendas: o segredo para organizar a rotina e vender mais!

Quais são os tipos de processos organizacionais? 

Além de saber o que são processos organizacionais, as empresas que buscam desenvolver sua performance precisam entender também os diferentes tipos de processos existentes. 

Cada organização deve investir na gestão de processos organizacionais da forma mais conveniente, o que também inclui segmentá-los de forma funcional. 

Existem três tipos principais de processos organizacionais:

• Processos primários;
• Processos de apoio;
• Processos gerenciais. 

Explicaremos sobre cada um a seguir. Confira!

Processos primários

Os processos organizacionais primários são aqueles voltados diretamente ao relacionamento com o público externo. Podemos dizer que eles estão relacionados com a experiência do cliente.

De forma geral, os processos primários também se relacionam com a atividade fim da marca, também chamada de core business. 

Lembra do exemplo que demos no início deste artigo? Podemos dizer que em um negócio de produção e varejo de sapatos, os processos primários são: 

• Produção dos sapatos; 
• Controle de qualidade do produto; 
• Venda dos sapatos. 

Processos de apoio

Em segundo lugar, estão os processos de apoio. Como o nome diz, eles correspondem a atividades de suporte e, portanto, não estão diretamente relacionados ao público externo. 

Mas atenção. Embora não estejam ligados diretamente ao público externo, os processos de apoio são extremamente importantes para garantir uma boa experiência do cliente. Quer entender o motivo? 

Os processos de apoio estão ligados a áreas que impactam diretamente os processos primários, garantindo que a oferta de produtos ou serviços aconteça de forma fluida e coerente, sem apresentar problemas.

Alguns exemplos de processos organizacionais de apoio são: 

• Criação de campanhas de marketing e vendas; 
• Treinamento de funcionários; 
• Processos financeiros e contábeis. 

Processos gerenciais

Por fim, temos os processos organizacionais gerenciais. Neste caso, o nome também diz muito, já que estamos falando exatamente das atividades e processos que se relacionam com a gestão estratégica do negócio. 

Apesar de ser o último item dessa lista, conhecer os processos organizacionais gerenciais permite compreender que eles, na verdade, são essenciais para o bom andamento dos outros dois tipos de processos. 

Isso porque refletem competências da liderança, responsável por guiar e orientar os demais setores. 

Veja alguns exemplos de processos gerenciais para entender como eles ajudam a trazer mais eficiência às atividades das empresas: 

• Análise de performance;
• Desenvolvimento de estratégias; 
• Criação de planejamento estratégico; 
• Feedbacks e reuniões com as equipes. 

Como melhorar os processos organizacionais de uma empresa?

Agora que você já sabe o que são processos organizacionais e conhece os três principais tipos de atividades, é hora de partirmos para a parte prática. 

Se você está em dúvida sobre como aprimorar os processos da sua empresa, não se preocupe. Continue a leitura para aprender como melhorar os processos organizacionais seguindo quatro dicas de ouro, que são: 

• Usar a ferramenta PDCA no trabalho;
• Incorporar novas tendências e ferramentas;
• Criar equipes multidisciplinares para conduzir novos processos;
• Realizar treinamentos e manter a equipe atualizada.

Veja cada uma em detalhes abaixo.

1. Seguir as etapas do PDCA

Se você trabalha com gestão de processos, certamente já tem familiaridade com o PDCA. Porém, se a sigla não te diz nada, vamos recapitular.

PDCA é uma ferramenta de gestão de processos organizacionais. Ela pauta a realização de atividades em um ciclo dividido em quatro etapas fundamentais: 

• Plan (Planejar);
• Do (Executar);
• Check (Avaliar/Medir);
• Act/Adjust (Agir/Ajustar).

Com a ajuda do ciclo PDCA, é possível criar uma rotina de acompanhamento coerente e organizada, focada em atuar de forma contínua em prol de melhorias nos processos organizacionais. 

Quer conhecer um pouco mais sobre o PDCA? Assista ao vídeo abaixo: 

2 – Incorporar novas tendências e ferramentas

Outro segredo para ir além na gestão de processos organizacionais tem relação com as novas tecnologias. 

Em um cenário corporativo altamente digitalizado e volátil, empresas que se mantêm antenadas às tendências e se abrem para incorporar novas ferramentas saem na frente. Isso porque elas possibilitam a otimização de processos e a automatização de tarefas.

Como resultado, as empresas encontram suas equipes mais motivadas, focadas na parte estratégica do trabalho e preparadas para tomar decisões assertivas de forma autônoma. 

3 – Criar equipes multidisciplinares para conduzir novos processos

Além de saber o que são processos organizacionais, entender como utilizá-los é fundamental. E uma das formas de fazer isso é estimulando o trabalho colaborativo entre equipes multidisciplinares. 

Pense conosco: se sua empresa está enfrentando dificuldades com técnicas de vendas, que tal convocar um representante de cada processo envolvido para pensar de forma coletiva em sugestões de melhoria? 

De acordo com o portal Go Remotely, 75% dos colaboradores das empresas creem na importância da colaboração no ambiente de trabalho. Além disso, os funcionários agora gastam cerca de 50% mais tempo no trabalho colaborativo.

4 – Realizar treinamentos e manter a equipe formada

Trabalhar com equipes de alta performance é uma forma efetiva de otimizar processos organizacionais. E uma das ferramentas mais efetivas para desenvolver profissionais com este perfil é o treinamento. 

É possível criar estratégias de treinamento para desenvolver diversas habilidades, desde a criatividade até às competências profissionais, como negociação avançada ou venda consultiva. 

Leia também: 5 temas para treinamento em vendas + 4 passos para criá-los com sucesso.

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