Já teve a sensação de que o seu dia precisaria de, no mínimo, o dobro de horas para acomodar todos os seus compromissos? Ter dificuldade na gestão de tempo e produtividade é a realidade de muitos gestores, e existe mais de um porquê para isso.
Porém, será que é mesmo a falta de tempo que impede você e sua equipe de renderem mais?
A gestão de tempo e produtividade são problemas nacionais. Um estudo divulgado pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) calculou que, de 1995 a 2018, o crescimento da produtividade no mercado de trabalho nacional foi de apenas 1%, com destaque para o setor de serviços, que responde a 70% de todas as horas trabalhadas no Brasil.
A estimativa para 2019 e 2020 era uma queda de 0,7% nesse número, e o cenário da pandemia do coronavírus tornou essa probabilidade ainda mais difícil de avaliar.
Por mais atarefado que seja o seu dia, ele continuará tendo as mesmas 24 horas. Por isso, a base da melhoria de todo o seu processo é fazê-lo render.
É aí que entra a gestão de tempo, a solução capaz de otimizar a rotina e aumentar a sua produtividade e a da sua equipe.
Para te ajudar, reunimos os principais pontos sobre o assunto, e o melhor: como treinar um time para ser produtivo, com o exemplo real de uma equipe de grande porte que alcançou isso!
Vamos lá, boa leitura!
O que é gestão de tempo?
Em poucas palavras, a gestão de tempo é uma metodologia que permite planejar e dividir a sua rotina de acordo com os seus afazeres. Mais do que apenas distribuir o seu dia, é saber otimizar os seus horários com foco na produtividade.
Ao saber gerenciar o tempo, equipes são mais produtivas e estratégicas e, assim, entregam grandes resultados.
Isso porque quem não consegue controlar a rotina dificilmente é produtivo. Então, sem essa habilidade, provavelmente o seu trabalho não alcançará a alta performance.
Gestão de tempo na liderança
A produtividade está entre os principais desafios de equipes comerciais, e isso acontece por mais de um motivo. Quando falamos de líderes, o cenário piora, mas nem sempre é fácil reconhecer os sinais durante a rotina.
É comum que pessoas em cargos de liderança administrem a própria rotina ao mesmo tempo em que ajudam a planejar e guiar os afazeres de colaboradores.
E é por conta disso que o tempo de muitos gestores comerciais vai para “o ralo” no momento em que chegam ao local de trabalho.
7 sinais de que o líder precisa melhorar a sua administração de atividades
Alguns sintomas mais claros da falta de gestão de tempo são:
- Não conseguir separar quais são as tarefas próprias e quais são da equipe;
- Nunca ter uma rotina organizada e minimamente previsível;
- Realizar as atividades de vendedores frequentemente;
- Ser multitarefa, mas nunca focar em uma atividade;
- Não ter horários definidos (nem na vida pessoal);
- Trabalhar muitas horas extras ou não ter horário para sair do trabalho;
- Refazer a mesma tarefa várias vezes, pois não ficou satisfatória.
E essa é só a ponta do iceberg. Se você ocupa um cargo de liderança, sabe muito bem do que estamos falando. A questão é que isso acarreta em mais problemas do que apenas os que listamos acima.
Porém, o efeito disso não afeta só a rotina do líder. Os vendedores também costumam ter muitos problemas similares.
A produtividade de vendedores
Por exemplo, uma pesquisa da empresa Domo constatou que a maioria dos vendedores gasta mais de 50 dias inteiros realizando atividades que não tem um vínculo direto com vendas.
Tanto em relação à rotina do gestor quanto a do vendedor, o impacto é claro: uma queda brusca na produtividade e, consequentemente, dificuldade em alcançar uma alta performance.
Esse é um tipo de situação que uma gestão de tempo bem realizada ajuda a eliminar. Ser produtivo é entregar os melhores resultados em menos tempo e usando o menor número de recursos possível, e essa deve ser a rotina da sua equipe.
Como um líder deve gerir seu tempo e o da equipe comercial?
A melhor forma de alcançar a alta produtividade é seguindo um método e processos definidos! Dessa forma, você não só “economiza” tempo, mas ainda faz com que suas tarefas tenham uma maior qualidade.
Seja a curto ou longo prazo, o efeito dessas mudanças na rotina é muito expressivo.
O Instituto de Especialização em Vendas, a maior escola de vendas do Brasil, entende a importância da administração de atividades para gestores e liderados. Por isso, acompanha e instrui a produtividade a partir de dois exercícios muito eficazes criados por Raul Candeloro, sócio do IEV, fundador da revista VendaMais e autor de mais de 15 livros de técnicas eficazes de vendas, gestão de tempo e produtividade.
São ferramentas para organizar a rotina e aumentar o rendimento da sua equipe.
Exercício do dia perfeito
Ele consiste em listar, em detalhes, como seria um dia perfeito de trabalho. Pense no seu dia todo, desde o momento em que desperta até o momento em que vai dormir. O que você precisa para que seja um dia perfeito?
O objetivo desta ferramenta é mostrar que, otimizando pequenas partes da rotina, já é possível fazer o dia ser muito mais agradável e produtivo. Só depende de você.
Exercício das borboletas mentais
Este exercício é focado em solucionar o excesso de informações e demandas (tanto do trabalho quando da vida pessoal). Ele foi elaborado como uma forma de diminuir a ansiedade e o estresse. Quando se tem muitas preocupações, nem sempre é fácil manter o foco no presente e se dedicar a uma coisa de cada vez.
Para realizá-lo, é preciso listar suas demandas entre tarefas pessoais e atividades do trabalho para, então, priorizá-las de acordo com alguns critérios.
E-book + Templates
Você pode baixar dois templates gratuitos com os exercícios criados por um dos sócios do IEV, clicando no banner abaixo. Você também ganha um e-book completo ensinando o passo a passo dos exercícios e como melhorar a produtividade do seu time comercial com ferramentas eficazes.
Para acessar, é só clicar nesta imagem:
O primeiro passo para aumentar a produtividade de forma definitiva
Nenhum tratamento médico deve ser iniciado sem ter passado por um diagnóstico antes, certo?
O mesmo acontece com a sua empresa. Se a gestão de tempo e produtividade são as “doenças” que a estão enfraquecendo, você precisa, antes de tudo, mapear quais são os problemas presentes no dia a dia da equipe.
Esses obstáculos também têm grande relação com os processos e pequenos erros da rotina. Por exemplo, se a equipe tem dificuldades em gerir o tempo, possivelmente existem outros gargalos escondidos entre suas funções, como uma prospecção mal feita que gera retrabalho, por exemplo.
Fazendo essa análise, você não perde tempo aplicando uma solução que não é a ideal para o seu desafio. Portanto, comece a reparar hoje nos seus processos e nos da sua equipe. O que pode ser melhorado?
Se você não conseguir listar com certeza, não é problema nenhum. Como em relação à sua saúde, a melhor saída é sempre recorrer ao diagnóstico de um especialista.
Para entender melhor, confira os resultados que essa atitude proporcionou à equipe da Seguros Unimed.
Como a produtividade aumenta as vendas
Atualmente, pouquíssimos negócios sabem como ter um time produtivo. Isso acontece, principalmente, porque problemas relacionados à produtividade são difíceis de reconhecer no dia a dia.
Por isso, foi a análise que conseguiu identificar e acabar com os gargalos dos profissionais da equipe de ramos elementares da Seguros Unimed (a companhia é líder de mercado ao operar 100% para profissionais de saúde e oferecer uma solução completa para cerca de 42 mil clientes).
Após uma reunião estratégica com os especialistas em vendas do IEV (Instituto de Especialização em Vendas), a empresa conseguiu mapear, identificar e melhorar os processos, a gestão de tempo e a performance dos vendedores.
“Em 2020, conquistamos resultados expressivos. Crescemos 15%, ficando acima do desempenho do mercado. Faturamos R$54 milhões”, comenta a Dra. Patrícia Menezes Holanda Barros, gerente de negócios da Seguros Unimed nos ramos elementares.
Pelo desempenho e resultados a partir dos estudos com o IEV, a equipe comercial virou referência na Seguros Unimed.
Isso foi possível, principalmente, devido à dedicação de todo o time. O coordenador da equipe reunia todos os colaboradores semanalmente para fazer treinamento e praticar as estratégias de vendas apresentadas. Quando colocados à prova, os conhecimentos mostraram o seu valor.
Saiba mais sobre o case completo clicando aqui.
Reunião estratégica com especialista do IEV
O IEV tem o objetivo de concretizar a venda como o que ela é: uma ciência. Aqui, acreditamos no poder que o conhecimento tem. Saber exatamente onde a sua equipe precisa focar para aumentar a produtividade e o desempenho durante a venda é o melhor caminho para começar a agir.
Não há nada pior do que tratar uma doença com a medicação errada. Nosso objetivo é desenvolver gestores e vendedores de alta performance, apresentando as melhores soluções para os seus desafios individuais e coletivos, sempre de forma personalizada.
Reconhecemos que cada negócio é único.
Se você também quer receber um diagnóstico personalizado sobre o desempenho da sua equipe e os pontos de melhoria, clique no banner abaixo. Um dos nossos especialistas entrará em contato com você!
