A gestão de tempo é um tema recorrente para qualquer profissional, mas principalmente importante para os gestores. Afinal, além de ter muitas funções e precisar lidar com inúmeras tarefas durante o dia, é necessário motivar sua equipe para que tenham uma boa produtividade.

Mas, ao mesmo tempo que é de extrema relevância, esse assunto pode ser considerado um desafio para muitos. Será que organizar as atividades de forma eficiente realmente traz bons resultados? Como fazer para que isso não se torne um peso extra na rotina já cheia de coisas para fazer?

Especialmente no setor comercial, lidar bem com a gestão de tempo e a produtividade é um ponto essencial para cumprir tudo o que é necessário, sem que isso cause um estresse a mais.

Quer saber mais sobre o que é gestão de tempo e como fazer isso de maneira eficiente, como uma maneira de fazer seu dia a dia ser mais proveitoso? Separamos algumas dicas para você. Continue a leitura e confira!

O que é gestão de tempo?

Gestão de tempo é o processo de organizar e planejar as tarefas, visando lidar com as principais obrigações, sem que se tornem um peso. Isso é feito a partir da mensuração de tempo que é gasto em cada atividade, além da priorização do que é essencial.

Seja na vida pessoal ou profissional, temos um número limitado de horas, certo? Não é possível fazer tudo no mesmo dia, por mais que, às vezes, nós tentemos fazê-lo. Além de impossível, isso não é saudável.

Talvez você já tenha passado pela situação em que fez milhares de coisas, mas, ao chegar no final do dia, sentiu que não tinha feito nada de importante.

A gestão de tempo é importante exatamente por isso. Quando você começa a pensar nas tarefas pendentes, consegue priorizá-las e fazer aquilo que é realmente vital.

Em especial, isso permite que você não viva apagando incêndios por todos os lados. Precisamos deixar a ideia de que “tudo é urgente” de lado. Se nos planejarmos bem, é possível lidar com a maioria das questões em seu devido tempo, com eficiência e, mais do que isso, com um bom rendimento.

Por sinal, o rendimento é uma meta para os profissionais que desejam crescer na área em que atuam e, também, para os negócios que buscam aumentar o faturamento, a lucratividade e a presença no mercado.

Para alcançar esse desempenho, algumas ações no dia a dia do gestor fazem toda a diferença. Quer saber mais sobre como ter uma gestão altamente produtiva? Baixe o eBook gratuitamente!

Como fazer uma boa gestão de tempo?

A produtividade e a excelente gestão de tempo são características fundamentais de profissionais de alta performance. Só é possível atingir um nível diferenciado na gestão quando consegue organizar as atividades e aumentar o rendimento das suas horas diárias, bem como o de sua equipe.

Agora que você já sabe o que é gestão de tempo e a importância para alcançar todo seu potencial, veja como colocar em prática.

1. Planeje seu dia

Parece uma dica simples, mas você ficaria surpreso com a quantidade de pessoas que não fazem isso. Imagine chegar na empresa e começar a fazer algumas tarefas básicas, sem se preocupar com o que é necessário de fato?

É só pensar no fundamento do processo de vendas. Se toda vez os vendedores precisassem parar para pensar no que deveria ser feito a seguir ou quando passar para a próxima etapa, por exemplo, muito tempo seria desperdiçado e o resultado seria prejudicado, certo?

Mas esse conjunto de informações, técnicas e orientações guiam a força de vendas ao longo de todo o ciclo comercial. O planejamento é uma ferramenta que permite que você entenda o que precisa ser executado, desde os primeiros minutos do dia, sem precisar pensar nisso o tempo todo.

Por isso, assim que chegar ao escritório, separe os primeiros 20 ou 30 minutos para se organizar em relação a isso. Liste tudo o que você gostaria de fazer durante o dia e consulte a sua agenda para verificar se não tem uma reunião ou outro compromisso já marcado.

Mas será que você conseguirá fazer tudo o que está ali? É o momento de conhecer a próxima dica, confira.

2. Divida as tarefas por prioridade

Uma forma de separar as suas prioridades é por meio da técnica da matriz de Eisenhower. De acordo com duas noções básicas, urgência e importância, a ferramenta é dividida em quadrantes que ajudam a visualizar os graus de prioridade:

• Importante e urgente: faça imediatamente;
• Importante, mas não urgente: estabeleça um melhor momento para fazer;
• Urgente, mas não importante: peça para outra pessoa fazer;
• Não urgente, não importante: deixe para fazer quando estiver mais tranquilo.

Veja como fica:

Assim, fica mais fácil focar nesses critérios para planejar suas atividades diárias, semanais e até a longo prazo. 

Dependendo do volume de trabalho, talvez seja a hora de delegar tarefas, pois nem sempre “abraçar’’ o mundo é a melhor opção. Essa é uma grande dica sobre gestão de tempo e produtividade.

3. Tenha equilíbrio nas pausas

Ninguém consegue ser produtivo e trabalhar por oito horas seguidas. É importante ter pequenos intervalos, seja para esticar o corpo, tomar um café ou conversar um pouco com os colegas.

As pausas são essenciais para que você tenha mais atenção ao que está fazendo, inclusive melhorando a concentração. Mas é necessário ter cuidado para que isso não se torne um ladrão do seu tempo.

A propósito, quanto maiores e mais frequentes as pausas forem, menos motivação e foco você terá a longo prazo. 

Uma boa dica é seguir a técnica Pomodoro. A cada 45 minutos trabalhados, você tem 10 de descanso. Ou, então, basta adaptá-la conforme seu ritmo, por exemplo, a cada 90 minutos, você tira 15 a 20 para descansar. 

Isso permite que você tenha foco nas atividades enquanto estiver realizando-as, mas também consiga relaxar um pouco, aliviando a tensão e o estresse e motivando-se mais para o próximo ciclo.

4. Esqueça a ideia de ser multitarefa

Conhecer diversas áreas e ter ciência de várias atribuições te torna um profissional polivalente e um gestor que consegue ajudar muitos setores da companhia. Porém, não confunda conhecimento em diversas funções com necessidade desempenhar todas elas. 

Muitas pessoas se orgulham por ostentar o título de “multitasking“, mas isso é prejudicial. Na verdade, a alternância de tarefas (quando você pára de fazer uma coisa e pula para outra) causa uma redução de produtividade. 

Ou seja, parar aquele relatório importante para responder interações nas redes sociais ou checar os e-mails não é uma atitude interessante. 

Dave Crenshaw, autor de “The Myth of Multitasking” (O Mito da Multitarefa, em tradução livre) estimou que, se reduzíssemos este hábito em 80%, recuperaríamos 40 horas extras de tempo livre por mês.

Então, se até a ciência está dizendo que é mais interessante manter o foco do que fazer uma série de atividades ao mesmo tempo, não há o que questionar. 

Gestão de tempo e produtividade [DICAS BÔNUS]

Gestão do tempo e produtividade são pontos-chave para alavancar os resultados, sobretudo na área comercial. Em geral, isso pode ser feito de muitas formas: planejamento do dia, divisão das tarefas por prioridade, equilíbrio nas pausas e, ainda, deixar de lado a tentativa de ser multitarefa etc.

Essas são algumas das principais maneiras de manter o foco em suas atividades, fazendo aquilo que é relevante para gerenciar melhor seu tempo.

Para complementar, que tal acompanhar as dicas feitas especialmente por Raul Candeloro, um dos maiores especialistas em vendas do Brasil e sócio do IEV? Confira!

Exercício do dia perfeito

1. Pense no seu dia como um todo, desde quando desperta até o momento em que vai dormir. Como seria um dia perfeito na sua rotina? Para ajudar nessa atividade, baixe o template e siga o passo a passo.
2. Imagine as 24 horas do seu dia e, para visualizar melhor, escolha um dia que costuma ser atarefado.
3. Escreva tudo que acontece desde o momento em que você desperta até a hora em que vai dormir.
4. Considere, em detalhes, o que precisaria acontecer nesse dia para que ele seja perfeito.
5. Faça uma lista com tudo o que você pensou.
6. Não economize nos detalhes. Ela pode conter acontecimentos do tipo “tomar um café da manhã saudável” e “chegar no horário para a reunião”.

Os itens que você coloca na lista devem ser coisas que você tem controle. Por exemplo, não adianta colocar “meu dia perfeito é quando tem sol e o clima está ameno”. Pode ser sua preferência, é claro, mas isso não pode ser limitante, concorda?

Uma vez que você terminou de listar, volte em cada atividade e avalie com as notas:

• 0 para o que você nunca faz;
• 0,5 para o que você faz às vezes;
• 1 para o que você sempre faz.

A partir disso, você pode se esforçar para aumentar sua nota – um dia de cada vez. Ao fazer a lista, fica claro que a responsabilidade pelo seu sucesso está, na verdade, em suas mãos. É vital se organizar, ter foco e, depois, disciplina e consistência.

Exercício das borboletas mentais

Para esse exercício, baixe o template e confira os passos a seguir.

• Defina um período de tempo: um dia ou uma semana para analisar.
• Então, separando entre Trabalho e Pessoal, liste tudo que você tem a fazer e que está pendente (tudo mesmo).
• Coloque um asterisco nas atividades que você está adiando há muito tempo e que dão muito trabalho.
• Defina um prazo para a realização de cada tarefa, pode ser um horário ou dia específico (não coloque “próxima semana”, por exemplo). Marque na agenda, se necessário.

Você pode ter se assustado com a lista de tarefas ao terminá-la. Por mais cheia que possa estar, saiba que o primeiro passo para diminuí-la você já deu. 

Aliás, você também pode ter se lembrado de tarefas esquecidas há muito tempo. Isso é bom, pois agora já terá um prazo definido para realizá-las e não serão mais “um peso” na sua consciência.

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