O processo de melhoria contínua é um trabalho que as empresas desenvolvem internamente para manter o alto padrão de desempenho na criação de produtos e serviços lucrativos.
Como o próprio dá a entender, o movimento é cíclico e as melhorias não têm um fim. Afinal, o mercado muda, novas tendências de vendas surgem e os negócios precisam evoluir.
Então, a melhoria contínua de processos funciona como uma filosofia que orienta as organizações e as estimula a crescer.
Neste post, reunimos as principais informações sobre o assunto para orientar a jornada do processo de melhoria contínua na área de vendas dentro da sua gestão.
Continue a leitura e aproveite este artigo completo!
O que é um processo de melhoria contínua?
O processo de melhoria contínua é o trabalho cíclico que uma empresa conduz para aperfeiçoar seus processos e ganhar competitividade no mercado.
Os processos organizacionais são as etapas que cada departamento segue para orientar a execução das atividades no dia a dia.
Quando um desses passos não acontece ou é mal executado, o impacto é sentido em todas as fases seguintes.
Se a companhia tem a melhoria contínua de processos como foco, esses desalinhamentos são corrigidos e melhorados para evitar que se repitam. Assim, é possível evitar:
- Atrasos nas entregas;
- Prejuízos financeiros;
- Má reputação no mercado;
- Insatisfação com os clientes, etc.
Ter uma equipe comercial atenta e integrada ajuda a executar esse trabalho tão estratégico.
Qual a importância da melhoria contínua nas empresas?
A importância do processo de melhoria contínua se desdobra em vários benefícios como:
- Aumento da margem de lucros;
- Redução e prevenção de erros;
- Aumento da satisfação dos clientes;
- Manutenção do padrão elevado de resultados;
- Melhora na comunicação interna;
- Crescimento e desenvolvimento da empresa no mercado, entre outros ganhos.
Todos esses pontos são vantagens estratégicas essenciais no mercado competitivo atual.
Como trabalhar melhoria contínua na empresa?
Agora que você sabe qual a importância do processo de melhoria contínua, quer aprender como trabalhar esse conceito na prática, não é mesmo?
Confira as cinco etapas que norteiam o trabalho de melhoria contínua:
1. Saber exatamente qual é o problema
O primeiro passo para o processo de melhoria contínua é saber qual problema precisa ser resolvido.
A partir disso, fica mais fácil escolher uma metodologia e saber quais ferramentas vão apoiar o trabalho de melhoria da equipe no dia a dia.
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2. Entender o cenário atual da empresa
A equipe de vendas também precisa analisar o cenário atual do negócio para entender quais são as principais necessidades da organização no momento.
Se comparado com o primeiro passo, o cenário de trabalho fica ainda mais claro e a metodologia escolhida será a melhor possível para corrigir o que está acontecendo.
3. Ter o comprometimento da equipe diretamente envolvida nas mudanças
Um processo de melhoria contínua não acontece sem o empenho da equipe que vai estar envolvida na análise e execução das tarefas – diretoria, gestores e funcionários.
Todo tipo de mudança pede alterações na forma de trabalhar e o time comercial precisa estar comprometido a levar os planos adiante.
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4. Definir a metodologia ideal
Entendendo o que você precisa analisar e o cenário atual da empresa, a próxima etapa do processo de melhoria contínua é a definição da metodologia.
A equipe deve estar atenta nesse momento para não abordar problemas simples com ferramentas complexas, que só vão atrasar o andamento das coisas.
Alguns fatores devem ser considerados na escolha, como:
- Se já existe uma alta padronização;
- Se a melhoria contínua é aplicada;
- Qual o impacto financeiro que a empresa espera obter?
5. Aplicar a metodologia e seguir suas etapas
A parte analítica terminou e agora é o momento prático do processo de melhoria contínua, ou seja, aplicar a metodologia escolhida.
Para chegar na padronização desejada é importante executar cada etapa com atenção e acompanhar os resultados por meio de indicadores.
Assim, você consegue garantir a eficiência do trabalho e a sua consolidação em padrões altamente eficientes.
Quais são as ferramentas de melhoria contínua de processos?
Separamos abaixo três metodologias que podem ser utilizadas no processo de melhoria contínua:
1. PDCA
O conceito de melhoria contínua com o PDCA está resumido no próprio nome da ferramenta, que mostra as quatro etapas de trabalho:
- Plan (planejar);
- Do (fazer);
- Check (checar);
- Act (agir).
Essa metodologia é utilizada no processo de melhoria contínua quando se conhece a causa raiz do problema, tanto para algo simples quanto mais complexo.
Isso porque quando a equipe de vendas sabe onde agir, o trabalho fica mais fácil, todos os envolvidos entendem que a mudança faz sentido e as etapas são facilmente executadas.
Depois da ação, os resultados são avaliados e, assim, o novo padrão é consolidado, permitindo um desempenho melhor.
Essa ferramenta é útil, por exemplo, para corrigir uma falha no processo de atendimento ao cliente no pós-venda ou para melhorar a abordagem da equipe comercial no início da captação de clientes.
Os pontos de melhoria podem vir tanto de uma avaliação interna quanto dos feedbacks dos clientes em pesquisas de satisfação, por exemplo.
2. Six Sigma
O Six Sigma é outra metodologia do processo de melhoria contínua que foca na redução de variabilidade dos processos, alto impacto na gestão e redução de custos.
Assim como o PDCA, o objetivo é elevar a qualidade dos processos para um patamar acima do atual e colher os benefícios dessa melhoria.
Por exemplo: a empresa deseja reduzir o custo de aquisição de cliente, mas não sabe exatamente o que alterar para alcançar esse resultado.
Quando não se identifica o que causa o problema ou o que está resultando nas variabilidades do processo, a metodologia Six Sigma entra em ação.
O processo aqui é mais complexo e vai a fundo para determinar as causas e planos a seguir.
O DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Implementar e Controlar) é a ferramenta de apoio utilizada para controlar o ciclo de atividades que vai descobrir e orientar as mudanças para alcançar o objetivo desejado.
Os gestores podem se especializar em Six Sigma através de cursos que detalham a metodologia e que ajudam a extrair benefícios ainda mais significativos para a área comercial.
3. Kaizen
Por último, temos a melhoria contínua com o método Kaizen. A palavra japonesa pode ser traduzida como: “melhoria” ou “mudança para melhor”. Bem alinhado com o processo de melhoria contínua, concorda?
A metodologia Kaizen se desenvolve em três etapas que duram, aproximadamente, até 30 dias. São elas:
- Preparação;
- Evento;
- Follow up (acompanhamento).
Na fase de preparação, o PDCA pode ser usado para ajudar a equipe comercial na preparação do evento, que é a execução das ações na prática.
Depois, os dados obtidos são analisados no follow up, que é o acompanhamento dos resultados, e a análise de se eles foram positivos ou não.
Com o Kaizen, a equipe trabalha em conjunto para mudar um processo e conquistar melhores resultados.
Essa integração gera mais comprometimento e une o time e pelo objetivo comum de alcançar as metas de vendas com mais eficiência, por exemplo.
Qual é a melhor abordagem para sua empresa?
A melhor abordagem para sua empresa depende do momento em que ela se encontra e da complexidade do processo que precisa aperfeiçoar.
Ter uma equipe de profissionais bem treinados e que conhecem a companhia melhora as possibilidades de descobrir, implementar e manter os padrões sempre elevados.
Nessa perspectiva, o Instituto de Especialização em Vendas (IEV) pode ajudá-lo. Contamos com cursos que ampliam o campo de visão de líderes e equipes comerciais , com metodologias práticas e aplicáveis.
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