Gestão de tempo nas empresas é um assunto do seu interesse? Pois saiba que você está no caminho certo! Entender como administrar o tempo e delegar tarefas de forma estratégica pode impulsionar muito os resultados do seu negócio.

Aliás, você sabia que, de uma forma geral, nossa tendência é de subestimar o tempo alocado para as tarefas? Pois é! Pesquisas mostram que a falta de planejamento faz com que, via de regra, deleguemos às tarefas metade do tempo que elas realmente precisam. 

Agora imagine o impacto dessa falha de planejamento na rotina de uma equipe de vendas? 

Se você não deseja passar por isso, continue lendo este artigo. Falaremos sobre o conceito de gestão de tempo nas empresas e daremos 6 dicas práticas para evitar consequências negativas nas entregas. 

O que é gestão de tempo?

Gestão de tempo é o nome dado à estratégia de avaliação e administração do tempo disponível para a realização de tarefas em uma empresa. Com uma boa gestão de tempo nas empresas, é possível controlar a quantidade de tempo investida em cada atribuição, além de garantir maior eficiência nos processos organizacionais.

É importante deixarmos claro que a gestão de tempo não é uma tarefa protocolada, e, portanto, não funciona da mesma forma para todos. Trata-se, portanto, de um conjunto de recomendações e técnicas que devem ser testadas e avaliadas dentro da rotina de cada colaborador.

A partir daí, é possível perceber quais as estratégias funcionais e não-funcionais para uma boa administração do tempo. 

Quais as consequências de uma gestão ineficaz do tempo? 

Empresas que não investem em gerenciamento do tempo ou não conhecem as melhores técnicas disponíveis colocam a efetividade e o bem-estar do time à prova. Como consequência, podem enfrentar dificuldades como: 

• resultados aquém dos esperados;
• entregas de baixa qualidade; 
• dificuldade no cumprimento de prazos;
• atendimento ao cliente ineficiente; 
• mais estresse;
• dificuldades no cumprimento do planejamento estratégico do negócio.

Por que é importante gerenciar o tempo em uma empresa? 

O tópico anterior mostrou, com base nas consequências de um gerenciamento ineficaz, a importância da gestão do tempo nas empresas, não é mesmo? 

Mas é importante ressaltar que a principal função e importância da gestão de tempo nas empresas é a promoção do equilíbrio entre demandas e entregas. 

Com uma avaliação precisa do tempo disponível para o desenvolvimento de cada tarefa, é possível criar uma rotina saudável de execução de tarefas, respeitando prioridades e complexidades. 

Para te ajudar a entender a gestão de tempo nas empresas da melhor forma — na prática —, separamos algumas dicas importantes para conduzir os processos na organização. 

Como fazer gestão de tempo nas empresas? 6 dicas

A seguir, você conhece nossas 6 dicas de ouro para exercitar a gestão de tempo nas empresas. 

1. Planeje com antecedência

O primeiro passo para uma gestão de tempo efetiva é o planejamento. Assim como qualquer projeto, a gestão de tempo também necessita de uma avaliação crítica sobre o cenário. 

Portanto, antes de estruturar cronogramas e delegar tarefas, observe o contexto. O que é necessário ser feito? Quantas pessoas estão disponíveis para realizar as tarefas? Quais os resultados esperados? Quais os horários mais produtivos do time? De que forma é possível melhorar o desempenho da equipe nos horários de baixa produtividade? 

Estas são algumas das perguntas-chave para garantir efetividade na gestão do tempo nas empresas. 

2. Exercite a priorização

O segundo passo é um dos mais estratégicos da gestão de tempo nas empresas: a priorização. É hora de entender o que é mais importante e o que, além de importante, carrega também um senso de urgência. 

Veja abaixo uma ideia de classificação de tarefas de acordo com sua prioridade: 

• Importante e urgente: executar imediatamente;
• Importante, mas não urgente: não deixar de lado, mas observar se há algo mais urgente a ser feito;
• Urgente, mas não importante: é possível delegar esta tarefa? Se sim, é o recomendado a se fazer. 
• Não urgente e não importante: realize a tarefa após cumprir todas as demais. 

3. Defina metas SMART

Se você trabalha no setor comercial, conhece a importância das metas de vendas para orientar o time, não é mesmo? Boas metas são como bússolas que apontam o caminho a seguir para alcançar o destino. 

Em vendas, as metas são divididas em curto, médio e longo prazo, e se alinham tanto aos propósitos do time quanto à estratégia empresarial do negócio.

Para executar a gestão do tempo, nossa dica é manter este princípio: elaborar metas de curto, médio e longo prazo de acordo com a complexidade e prioridade das tarefas. 

Aliás, aqui vai uma dica de ouro sobre definição de metas: utilize o método SMART para garantir objetivos específicos (Specific), mensuráveis (Measurable), alcançáveis (Attainable), realistas (Realistic) e baseados em tempo (Time-based).

Saiba mais sobre a execução de metas SMART com o vídeo abaixo: 

4. Não embarque em múltiplas tarefas de uma só vez

Não caia no erro de acreditar que a gestão do tempo nas empresas está ligada à realização de inúmeras tarefas em um curto período de tempo. Na verdade, a essência do conceito diz muito mais sobre qualidade do que sobre quantidade.

Portanto, não inicie múltiplas atividades ao mesmo tempo. Concentre-se naquilo que mais demanda atenção, finalize seus processos e só então dê início a outra atividade. Desta forma, você assegura a entrega de um trabalho de qualidade. 

5. Faça pausas entre as tarefas

O cérebro é a principal ferramenta de trabalho dos setores administrativos das empresas. Por isso, respeite os limites do seu! Ao finalizar uma tarefa, respire fundo, caminhe, se possível, estique o corpo, beba água e, só então, comece uma nova atividade.

Uma famosa técnica de concentração que defende a importância das pausas nas atividades é conhecida como Pomodoro.

De acordo com o método, a melhor forma de realizar tarefas é dividindo o tempo em blocos de 25 minutos. Ao fim de cada bloco, é recomendada uma pausa de 5 minutos. Ao completar 4 blocos de 25 minutos, é hora de uma pausa mais extensa, de 30 minutos. 

Saiba mais sobre a técnica Pomodoro no vídeo abaixo: 

6. Busque a ajuda de profissionais qualificados 

Por fim, não hesite em pedir ajuda para profissionais qualificados em gestão de tempo nas empresas. Sabemos o quão complexa é a ciência das vendas e empreendimentos, e, portanto, reconhecemos as particularidades de diferentes organizações e equipes. 

Em alguns casos, propor a adoção de técnicas de gestão do tempo nas empresas não é o suficiente para obter bons resultados. É preciso investir em ações mais enérgicas, como a aplicação de diferentes tipos de treinamentos e formações que trabalharão a transformação interna como driver da mudança na postura corporativa. 

Se este é o caso da sua empresa, fique tranquilo! Nós, do IEV – Instituto de Especialização em Vendas, podemos te ajudar. Nossa expertise em gestão de equipes, líderes e vendedores nos possibilita um olhar crítico sobre as principais necessidades de cada time. 

A partir daí, elaboramos materiais personalizados e voltados à resolução de gaps específicos do seu negócio.

Além disso, oferecemos uma vasta gama de cursos para empresas e empregados, incluindo cursos de Produtividade e Alta Performance. Que tal conhecer nosso trabalho? Acesse o site do IEV ou entre em contato conosco!